Best Practice: Krankenhaus Sweatjacken

Aufgabe 

Ein großes Krankenhaus stand vor einer besonderen Aufgabe: Zum Tag der Pflege am 12. Mai – dem jährlichen Aktionstag zur Wertschätzung von Pflegekräften – wollte es seinen 2.500 Mitarbeitenden eine Freude machen und ihre tägliche Arbeit würdigen. Jede Pflegekraft sollte als Zeichen des Dankes eine hochwertige Sweatjacke mit eingesticktem Kliniklogo erhalten. Die Jacke sollte individuell wählbar sein, in gewünschter Farbe und Größe, damit wirklich jede*r Mitarbeitende ein passendes und persönliches Geschenk bekommt. Das Budget war mit 25 € pro Person begrenzt – eine weitere Herausforderung: Wie organisiert man die Bestellung von 2.500 Jacken in verschiedenen Größen und Farben, ohne Chaos, Fehlmengen oder Überschüsse?

Idee 

Die Lösung war ebenso digital wie persönlich: ein maßgeschneiderter Preorder-Onlineshop in der CI des Krankenhauses. Anstatt aufwändiger manueller Abfragen oder Schätzungen wurde ein interner Webshop erstellt, in dem exklusiv die gewünschte Sweatjacke angeboten wurde – und zwar in allen verfügbaren Größen (für Damen und Herren) und Farben. Jede*r Mitarbeitende erhielt einen persönlichen Gutschein-Code, um kostenfrei eine Jacke im Shop zu bestellen. Diese Idee stellte sicher, dass jeder individuell seine Jacke auswählen konnte. Gleichzeitig wurden alle Bestellungen zentral und digital erfasst – ein moderner Ansatz, der Fehlerquellen minimiert und den Bestellprozess für 2.500 Personen enorm erleichtert. Die Vision: Produktion nach Bedarf, ganz ohne Überschuss, und ein reibungsloser Ablauf trotz der großen Anzahl an Beschenkten.

Umsetzung 

Mit viel Sorgfalt und Detailplanung wurde die Idee umgesetzt. Zunächst ging der Online-Bestellshop live – im vertrauten Look des Krankenhauses, benutzerfreundlich und klar gestaltet. Auf der Shop-Seite prangte die Sweatjacke, präsentiert in allen Varianten: verschiedene Farben, Schnitte für Frauen und Männer, und ein Größenlauf, der von XS bis 5XL alle Mitarbeitenden abdeckte. Über vier Wochen hinweg hatten die Mitarbeitenden Zeit, ihren Gutschein einzulösen. 2.500 Mitarbeitende loggten sich ein, wählten ihre Lieblingsfarbe und passende Größe und schlossen die Bestellung ab – für sie komplett kostenlos, dank des Gutschein-Codes. 

Nach Ablauf der Bestellfrist wurden alle Aufträge gesammelt und ausgewertet. Das Ergebnis war beeindruckend präzise: genaue Stückzahlen pro Größe und Farbe lagen vor, exakt abgestimmt auf den tatsächlichen Bedarf. Auf dieser Basis startete die Produktion. Jede Sweatjacke wurde mit dem Kliniklogo bestickt und in der gewählten Farbe gefertigt. Da nur das produziert wurde, was tatsächlich bestellt war, gab es keinerlei Überproduktion – ein nachhaltiger Ansatz, der Ressourcen schonte und das Budget optimal ausnutzte. 

Sobald die frisch produzierten Jacken eintrafen, begann die finale Phase der Organisation. Jede einzelne Jacke wurde sorgfältig verpackt und mit dem Namen der jeweiligen Person sowie der Abteilung personalisiert gekennzeichnet. So verwandelte sich jede Übergabe in einen persönlichen Moment: Niemand erhielt eine anonyme Kiste, sondern sein oder ihr individuelles Päckchen. Die Pakete wurden anschließend stationsweise vorsortiert, damit am Tag der Pflege jede Station gesammelt beschenkt werden konnte. 

Am 12. Mai war es dann so weit: Zum Tag der Pflege wurden die Pakete auf den Stationen persönlich überreicht. Führungskräfte und Projektbeteiligte gingen von Station zu Station, um die Überraschung zu verteilen. Man spürte die gespannte Freude in den Fluren – und dann das Leuchten in den Augen der Mitarbeitenden, als sie ihre Pakete öffneten und die neuen Sweatjacken in Händen hielten.

Wirkung 

Pflegekräfte mit ihren als Dankeschön erhaltenen Teamjacken – ein sichtbares Zeichen der Wertschätzung. Die Aktion hinterließ einen tiefen Eindruck. 2.500 strahlende Gesichter spiegelten die Wertschätzung wider, die mit diesem Geschenk zum Ausdruck gebracht wurde. Viele Mitarbeitende zogen ihre Jacke sofort über – ein Meer aus Klinikfarben erfüllte das Haus und sorgte für ein neues, sichtbares Wir-Gefühl. Die emotionale Wirkung war deutlich spürbar: Die Pflegekräfte fühlten sich gesehen, geschätzt und stolz, Teil eines Teams zu sein, das ihre Arbeit anerkennt. 

Gleichzeitig bewährte sich der digitale und nachhaltige Ansatz als voller Erfolg. Die Nutzung des Online-Shops ermöglichte eine reibungslose Organisation selbst bei 2.500 individuellen Bestellungen – ohne Verwechslungen oder logistischen Mehraufwand. Alle bekamen exakt das, was sie brauchten; das Problem der Größen- und Farbermittlung war elegant gelöst. Und dadurch, dass bedarfsgerecht produziert wurde, entstanden keine unnötigen Überschüsse. Dieses Best-Practice-Projekt zeigt, wie man mit moderner Technologie und organisatorischer Sorgfalt ein enormes Vorhaben effizient und ressourcenschonend umsetzen kann. 

Vor allem aber zeigt die Geschichte, wie wichtig echte Wertschätzung im Arbeitsalltag ist. Ein durchdachtes Geschenk, verbunden mit persönlicher Übergabe und individueller Note, kann die Motivation und Verbundenheit der Mitarbeitenden nachhaltig stärken. Noch Wochen nach dem Tag der Pflege sieht man die Mitarbeitenden stolz in ihren Sweatjacken durch das Krankenhaus gehen – ein sichtbares Zeichen für Zusammenhalt und Dankbarkeit, das lange über den Aktionstag hinaus wirkt.